Как правильно контролировать свой бизнес

Для успешного выполнения намеченных планов бизнесмену необходимо в любой момент времени иметь ясные и достоверные ответы на вопросы о деятельности бизнеса:

  • Вы зарабатываете деньги или тратите их?
  • Сколько вы зарабатываете?
  • Ваш бизнес имеет прочную финансовую основу или его финансовое положение ухудшается?

Ответ на эти вопросы дает ваша система контроля. И от того, насколько она будет совершенна, зависит точность ответов на эти вопросы. В системе контроля самое важное не в том, какие данные собирать и как их обрабатывать, хотя без этого не обойтись, а непрерывность самого процесса контроля. Он состоит из нескольких обязательных к регулярному исполнению процедур.

Сбор необходимых данных для контроля

Вы уже заложили основу для создания системы учета, которая поможет вам получать ответы на эти вопросы. Вы (1) разработали систему хранения и сбора информации о деятельности бизнеса и (2) разработали прототип вашего бизнеса.

Следующий этап в создании достоверной системы учета – создание четких правил (стандарта) для процедуры сбора данных.

В описании ежедневных процедур:

  • Расчеты с покупателями
  • Возврат денег
  • Предоставление скидок
  • Управление запасами
  • Система Продаж
  • Система Маркетинга
  • Производственная система
  • Финансовая система

Найдите те моменты времени в указанных процедурах, где происходит перемещение товаров, материалов, денег, возникают материально-финансовых обязательства (например, получение кредитов, предоставление рассрочек и т.д.). Укажите, какие документы должны создаваться, и в какой форме, чтобы документально зафиксировать конкретные факты передачи товаров, материалов, денег, обязательств и т.д. от одного ответственного лица другому.

Создайте перечень всех учетных документов бизнеса, сгруппировав мероприятиям. Наиболее удобно представить каждый перечень в виде отдельной таблице. В перечне напротив каждого документа укажите:

  • какое событие и условия в процедуре служат основанием для его создания,
  • кто его создает,
  • по какому образцу,
  • кто заверяет и/или согласовывает (особенно со стороны второго партнера отношений) и когда,
  • у кого хранится документ до окончания всех мероприятий процедуры,
  • сколько экземпляров документа необходимо сделать,
  • какое событие «закрывает» работу по документу,
  • и кому конкретно передаются экземпляры документа в конечном итоге.

Здесь же укажите, как документы связаны между собой, т.е. какие основные (первичные), а какие производные.

Наличие подробного перечня учетных документов и связанных с ними работ,  гарантирует вам то, что все операции бизнеса будут подтверждены требуемыми документами, и они попадут в нужное время нужное место для своевременного учета.

 

Процедуры контроля

Когда все условия для создания надежной системы учета выполнены, процедуры контроля сводятся к периодическому расчету контрольных показателей, отражающих деятельность бизнеса на момент выполнения расчетов. Для любого бизнеса достаточно четырех этапов контроля:

  • Ежедневное подведение итогов работы за день.
  • Еженедельный контроль для выявления возникающих тенденций в деятельности бизнеса.
  • Ежемесячный контроль результатов выполнения текущего оперативного плана бизнеса.
  • Ежеквартальный анализ стратегических планов и их ревизия на основании результатов деятельности за квартал.

Составьте перечни показателей для каждого этапа контроля.

Опишите процедуры вычисления каждого контрольного показателя в каждом перечне.

  • Укажите, какие документы, и за какой период необходимо отобрать для извлечения необходимых данных для его расчета.
  • Подробно укажите, как обработать эти данные, чтобы его вычислить. Например, «количество сделок» – это может быть  подсчет количества кассовых чеков и заключенных договоров. Показатель «средний чек за день» – это сумма денег, полученных через кассовый терминал, поделенных на количество кассовых чеков (за день, за неделю, за месяц).
  • Куда занести результат вычисления показателя. Укажите, в какой документ, и какой форме вы запишите полученный показатель.

Проделав эту работу, вы будете уверенны, что никогда не забудете, когда вычислять показатель, как и на основании каких данных. Кроме того, эти процедуры достаточно легко автоматизируются, если ваши учетные данные переносятся с бумажных документов в компьютерную систему учета.

comments powered by HyperComments

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Смотрите похожие темы: